重新认识 GTD | 如何科学地认识和使用 GTD 时间管理法则
第一节 | 重新认识 GTD，把事情做好，而不是把事情做完
GTD 所强调的是“把你需要做的事情列出来，并处理它”
GTD 的基本理念：真正的生产力不应该通过实现的计划目标的数量来衡量，而应该由本质上有价值的结果来衡量。
人在短期内只能记住有限数量的事物，且要从长期记忆当中精准地获取信息是非常困难的。从另一方面来讲，过于混乱的待办事项会让你的大脑陷入某种失控感当中，随之而来的，就是焦虑、拖延、感觉压力山大。而利用外部存储器，解决这一问题，可以让大脑重新拥有这种掌控感，伴随而来的幸福感也就随之上升。
第二节 | GTD 的具体流程，以思维导图的形式尽可能去理解
GTD 几经改版，初版当中为收集（Collect）、整理（Process）、组织（Organize）、计划（Plan）、执行（Do）。现在为捕获（Capture）、明晰（Clarify）、组织（Organize）、回顾（Reflect）、执行（Engage）。
新的版本更强调几件事：一是主动性，主动捕获，而不是简单收集；二是强调结果，需要明晰，而不是简单整理；三是在计划的同时，更强调回顾；四是执行更强调与执行对象的密切联系，而不是简单地做。
- 捕获
把所有你遇到的大小事情都捕获在一起，装进你的**收集箱（Inbox）**当中
- 明晰
明晰的方式，就是一件件拎出收集箱当中的东西，每一件都问自己五个问题
- 组织
- 回顾
回顾你的所有清单，查出错漏，以及检查你的安排是否科学。
- 从收集箱出去的项目永远不要再放回收集箱；
- 项目清单中的事项需要你主动将其拆解，步骤，并为其谋划执行方案，把大项目拆解成小步骤，并分解到其他清单当中。记住 GTD 的第二大目的，随时随地都明确地知道，下一步应该做什么；
- 要特别保障等待清单、可能清单、回收箱三个分区当中的回顾，主动确定等待清单是否被完成、回收箱和可能清单中的事项是否有变动（变成可执行或其他）；
- 日历或提醒事项应用中的提醒是否恰当，比如下个月末要完成论文是 Deadline，但是否应该这个月就提醒自己，并且分解开来？
- 为第四步腾出专门的时间，比如每天、每三天或每周、每月。
- 执行
执行和回顾，也不是两个完全分开的步骤。在具体执行过程当中，就已经在进行回顾，特别是对于项目清单当中的事项来说。执行，是 Engage，而不是 Do，换成人话就是，你需要去 “拿结果”，而不是做了 “等结果”。
第三节 | GTD 的具体实践 —— 从七张白纸开始
将所有需要做的事情列入收集箱，来达到 GTD 的第一个目的：清空你的大脑。让它不再因为有一大堆的事情塞满脑子，而混乱，焦虑。第二个目的，就是让你随时都知道，你的下一步，应该做什么。
第四节 | 收集箱当中的事情如何放进其他分区？
把收集箱当中的事情，根据实际情况分别放入其他的分区当中，所用到的依据，就是第二节当中，我们提到的那五个问题。
- 执行清单：可行动、可一步搞定，无特定开始时间（有 DDL）
- 等待清单：需要别人（配合）做的事，目标是事情被完成而不只是等待。善意的两次提醒，可以配合立刻做和日历提醒
- 项目清单：一系列多个一步搞定的步骤
- 可能清单：仅仅只是想，不确定性，没计划
- 参考资料
- 回收箱：当下不用再处理，以后可能需要？
- 日历/应用：有确定开始时间
GTD 的第二个目的，是让你知道，你的下一步行动是什么。经过你的一番整理，这七张纸上，可能就剩下了这些事情；而你的日历上已经安排好了你需要做的其他事情。对于大部分的事情，你基本上都已经知道了，下一步行动是什么了。
有特定日期的，已经被安排进了日历或日程应用当中；
没有特定日期的，可以一步搞定的，在执行清单当中，你只需要专门为它们安排时间去做，比如，此刻没有安排，就此刻做；
项目清单中的项目明显是不可能一步完成的，就得专门为它做计划、做方案。做计划、做方案，也是你的下一步行动。
第五节 | 如何回顾，以及如何为执行清单排序？
经过之前四节，完成了捕获、明晰、组织，每件事情似乎都有它自己的归属了，下一步，我们要做的，是回顾。
放在日历当中的事情，我只需要到时候做就行了；可能清单当中的事情短期内不会发生什么改变；等待清单当中的事情到特定时间去确认就好了；项目清单中的这两件事 —— 制作思维导图公开课、读完 Graphic Organizers ，它们的下一步行动就是写方案，但我们居然没有在整个流程当中体现。所以，正确的做法是，我们不仅需要知道，项目清单中的事情下一步是什么，还得把下一步直接规划到执行清单当中。
因此，在执行清单当中，也要写上，“写思维导图公开课方案”、“做 Graphic Organizers 阅读计划”。回收箱、参考资料是空的，暂时不管它们。
通过这种回顾，我们要达到的，还是那两个目的 ——①清空大脑，让它不慌乱；②明确知道下一步是什么。回顾，会让你更加清晰地认识到你的处境，从而更有信心去处理任何事情。
关键问题是：执行清单这一大堆事情，我到底先做哪个后做哪个？
在还没完全掌握 GTD 法则之前，我希望先你放弃四象限法则，也暂时不要去管 “要事第一” 背后到底都有哪些原则、原理。你只需要着眼于眼前这些执行清单，并且用两个简单的基本原则，为它们排序。
- 原则一：你不可能完成所有的事情
GTD 的本质不是把事情做完，而是把事情处理好。所以，请不要以为列出了这些清单，你就必须做完所有事情。
而关于执行清单，你只需要尽可能地去做完所有事情。这种尽可能，有两个前提：
- 要保障你有充足的睡眠、健康的身体
- 不以牺牲你合理的人际关系、个人幸福感为前提
- 原则二：尽可能做距离你目标更近的那件事
看着你的执行清单，它们目前是没有任何顺序的，你要做的事情就是按照你的目标权重来排序。哪个距离你的目标更近，你就把它放在靠前的位置。
这里的目标类似于史蒂芬・科维的 “要事第一”，倾向于先做那些对于自己长远来看有价值的事情。可能做这件事对当下作用不大，但是持续下去可能会对以后的人生产生很大的影响。
第六节 | 如何才能不饿死猫 —— 执行清单四大注意事项
要根据自己的目标，把重要的事情放在第一位，用这种方式来排序。因为用难易程度来排序，通常可能因为琐事太多，让你迟迟做不了重要的事情，也就离你的目标、乃至理想生活状态越来越远。
- 做计划、做方案是每个人的必修课
害怕做计划、做方案，其实并不是因为它本身有多难。而是，我们的家庭教育、以及应试教育帮我们决定了，从小应该学什么、做什么。大多情况下，路径是被规划好的。我们很少去思考、去学习一些最基础、最本真的东西。
“怎么办？”
“怎么做人生规划啊？”
“怎么找到人生目标啊？”
你回答不上来，因为你曾经跳过了无数个 “为什么”、“怎么来的”。你看似从不同的地方学到了不同的知识，但却丢掉了更宝贵的东西 —— 智慧。
做计划、做方案是每个人的必修课。如果你意识到这一点，即便从前没有任何经验，现在开始也不晚。它不是说，你一开始就得做出多么好的方案，而是你在有这种意识的情况下，愿意去做，并且一次比一次有哪怕一点小小的进步。
- 做好时间预估
在自己的执行清单上，给要做的事情做一个时间预估，并把时间标记在后面。
工具书，做计划是为了更好的实际效果，带有强目的性；而如果是诗歌、小说等文学作品类，你不一定要做计划，你可以慢慢品、慢慢读，或者略读然后忘掉，都可以；
- 为特别事件预留时间
在上一小节当中，我们说，尽可能去做完所有的事情，是有前提的：你要保障自己有充足的睡眠、健康的身体，而且不能牺牲合理的人际关系、个人幸福感。
第七节 | 高质量、高效率完成执行清单的三个方法
- 打破负罪感幻觉
我们经常会陷入的一种状态就是，明明正在专注做某件事，突然，一条来自客户、导师或者朋友的信息，又或者某个突发事件引起你的兴趣。你自然而然就会去处理。如此一来，你的工作流就被打断。
假如朋友突发紧急情况，不得不需要你的帮助，而你不去。当良心过意不去的时候，那种感觉就叫负罪感。而如果朋友明知你手头上有重要的事情要做，而非要带你来一局游戏，那种害怕拒绝而不被当作朋友的感觉，我把它称为负罪感幻觉。
要把执行清单中的事情做得更高效，最好打破这种负罪感幻觉。消息可以之后再回；电话可以稍后再打；决定可以晚些再做；即便是他人突然交给你的任务，十有八九也并不需要立即处理。
第八节 | 全局复盘，以及 GTD 的五个流程分别在什么时候做？
GTD 的全局复盘
- 捕获
首先，我们将需要做的所有事情，无论大小，统统放进收集箱当中。
- 明晰
然后对每一件事情，都问自己那五个问题，并据此分别放进可能清单、项目清单、等待清单、执行清单、参考资料、回收箱，以及日历当中。
- 组织、回顾、执行
其中，日历当中的事项根据具体的日期执行即可；可能清单中的事情在某一天也许可以做了，但当下一般不会有任何变动；对于项目清单当中的事情，我们需要问自己，下一步行动是什么，并且把下一步行动也列入执行清单当中；对于等待清单当中的事情，我们需要标明等待的具体事项，以及时限，并且等待清单列出的那一刻，还可能出现某个执行事项，也将它放进执行清单当中。
两个原则（执行清单排序）：一是，你不可能完成所有的事情；二是尽可能做距离你目标更近的事情。
**三种方法（提高处理执行清单质量和效率）：**一是，一次只处理一件事情；二是利用番茄时钟让自己更专注；三是打破负罪感幻觉。
**四个注意事项（执行清单）：**第一，能被放进执行清单的，都是对你来说可以一步搞定的事情；第二，做计划、做方案是每个人的必修课；第三，为每件事情做好时间预估；第四，为特别事件预留时间。
我什么时候收集？什么时候明晰？什么时候组织？什么时候回顾？什么时候执行呢？
如果把一个或多个事项看成主体，我们确实是先把它收集起来、然后看它符合哪个分区，也就是明晰；之后再把它放到对应分区，也就是组织…… 问自己下一步行动是什么，也就是回顾；再然后执行。刚好就是 GTD 的五个步骤。但是这五个步骤是以事项为主体，时间管理、任务管理的主体是人，是你自己，而不是一件一件的事项啊！
下图这一张表格，不管你横向还是纵向去看，都是 GTD 的步骤。但不同的是，横向是以事项为主体的 GTD 执行步骤；而纵向才是以执行者，也就是以你为主体的执行步骤。我希望你通过这张表，在掌握每件事情去向的基础上，掌握自己的对这些事项的主动控制权、掌握自己的时间安排。
- 事项收集
对于学生党来说，这节课就得做完这份测验；今天就得完成这篇论文 / 作文，类似这些事项，是建立在一套成熟的教育体系和学科安排当中的。也就是说，对这些事情来讲，你根本就不需要 GTD ，或者说，根本就不需要 GTD 前面那些繁复的步骤，它就应该在你的执行清单当中，并且排序在执行清单的前端，去做，并且做好就可以了。
但是对于研究生来说似乎并非绝对正确，有些活干了并没有什么卵用。
你最好问问自己，这些事情真的就立刻需要做吗？如果不是，你也许可以主动提出来，是否可以延期，并提出具体的完成日期和时间。
- 每日回顾
把回顾作为每天的第一件或者最后一件事情，进行一次梳理
当你进行回顾时，明晰、组织、执行都是同时进行的。我在表格当中标注了序号，方便按照顺序来理解。
把原先的的 GTD 流程更改为这种，变被动为主动，为等待清单、可能清单、项目清单当中的所有事情，都制定下一步行动。
针对项目清单，问自己下一步是什么，并把下一步放进执行清单；如果步骤复杂，你的下一步就是专门写计划、做方案，然后再下一步应该做什么，就你的计划或方案中；
针对等待清单，不止要写下等待事项，还要明确等待的下一步是什么，主动拿结果；
针对可能清单，也尽量不要被动地等待它发生的时机，而要自己主动去思考，这件事可行性有多大。把思考这件事，也放进执行清单。
- 事项处理，也就是执行
执行的内容只有两大块。一是日历当中的事项，严格按照日期执行；二是按照目标排序高效处理执行清单。
- 每周回顾
你可能在很多地方都听说过要每天回顾、每周回顾。但每天回顾什么？每周回顾什么？它们的区别是什么？对这些问题可能很少主动去了解。这里重点要讲的就是，区别。
每天回顾重点是回顾 GTD 的分区、回顾步骤。而每周回顾主要有两个大的目的：一是查漏补缺，以保证万无一失；二是相比平时的被动收集，它要更加主动。
第九节 | 参考资料的意义和筛选标准
关于回收箱，你真的不用太在意，它和你电脑中的回收站、废纸篓是同一个功能。一件事可以因为没有任何意义、不需要做而扔进回收箱，也可能因为某些变化而可以做了。
第十节 | 如何选择你适合你的 GTD 工具？
参考链接